Dois erros comuns na elaboração de uma GFIP.

Lembramos aos usuários da FOLHA a importância do conceito de chave para elaboração correta de uma GFIP, pois para a Previdência Social, deve haver apenas uma GFIP para cada chave. A chave é uma sequência de dados que identificam uma GFIP no INSS.

Vejamos um resumo de algumas chaves para o SEFIP 8.0 ou superior:

CHAVE	COD.RECOL.
CNPJ/CEI + COMPETÊNCIA + COD.RECOLHIMENTO + FPAS	115, 150, 155
CNPJ/CEI + COMPETÊNCIA + COD.RECOLHIMENTO + FPAS + CNPJ/CEI TOMADOR	130,135,168
CNPJ/CEI + COMPETÊNCIA + COD.RECOLHIMENTO + FPAS + NÚMERO PROCESSO/VARA/PERÍODO	650

O conceito de chave exige uma maior tomada de atenção por parte de empresas e escritórios de contabilidade para evitar erros que possam comprometer a situação dos contribuintes perante o INSS. Em recentes avaliações que fiz junto a empresas e escritórios de contabilidade, verifiquei dois erros comuns na elaboração de GFIPs.

1. GFIP com tomador(es) - Em se tratando de uma GFIP com tomador(es), um dos erros mais comuns é o envio de declaração com tomadores diferentes em remessas separadas (REs distintas). O problema é que nos códigos 150 e 155, a inscrição do tomador de serviço não compõe a chave de identificação da declaração, logo a remessa deve ser com todos os tomadores por código de declaração, caso contrário, a GFIP enviada será considerada como uma retificadora ou haverá duplicidade, conforme se estabelece no manual (p.14) :

Havendo a transmissão de mais de uma GFIP/SEFIP para o mesmo empregador/contribuinte, competência, código de recolhimento e FPAS (mesma chave), a GFIP/SEFIP transmitida posteriormente é considerada como retificadora   para a Previdência Social, substituindo a GFIP/SEFIP transmitida anteriormente, ou é considerada uma duplicidade, dependendo do número de controle.

Quanto a GFIPs com tomador, o manual esclarece: 

Para os códigos 150, 155 e 211, o conjunto de informação de todos os tomadores de serviço/obras de construção civil de um mesmo código é considerado uma GFIP/SEFIP, uma vez que o CNPJ/CEI do tomador/obra não é um dado componente da chave. Por esta razão, as GFIP/SEFIP de um mesmo código de recolhimento devem ser geradas obrigatoriamente num mesmo movimento, compondo um mesmo arquivo SEFIP.

Usando o sistema de FOLHA, DEVE-SE MARCAR TODOS OS EMPREGADORES DE MESMO CNPJ E TOMADORES DIFERENTES E IMPORTAR TUDO EM UMA ÚNICA REMESSA (por modalidade). Na RE, o SEFIP faz a separação por tomador; o inconveniente está na geração da GRF, que é feita no valor total, não separando por inscrição de tomador; a separação seria melhor para muitas empresas que prestam contas a diversos órgãos e empresas privadas.

Um outro ponto importante está na orientação quanto a elaboração de GFIP referente ao escritório ou a administração, de empresas que declaram nos códigos 150 e/ou 155 . Era comum a prática de declarar a administração no código 115, mas considerando a orientação da página 15 do manual, o código 115 não deve ser utilizado:

Para um mesmo FPAS, é incompatível a informação dos códigos de recolhimento 115 e 150, na mesma competência, bem como a informação dos códigos 115 e 155, também na mesma competência. Caso sejam transmitidas  GFIP/SEFIP com códigos 115 e 150 ou 115 e 155, na mesma competência e no mesmo FPAS, será considerada como válida para a Previdência apenas a última GFIP/SEFIP transmitida.

Para declarar a administração deve-se considerar:

Os empregadores/contribuintes que utilizam os códigos 150 ou 155 devem informar todos os tomadores/obras e a administração num mesmo arquivo SEFIPCR.SFP, compondo uma GFIP/SEFIP, com informações distintas por tomador/obra. Para a Previdência, caso sejam transmitidas GFIP/SEFIP geradas em movimentos diferentes, cada arquivo transmitido substituirá o anterior, para a mesma chave. As empresas construtoras que utilizam os códigos 150 e 155, na mesma competência, devem informar o pessoal administrativo no código 150

2. GFIP com recolhimento parcial - É comum em escritórios contábeis situações de empresas que recolhem apenas parte do FGTS, implicando em GFIPs com recolhimento parcial. Considerando os códigos mais usuais (115,150 e 155), um outro erro comum, é a apresentação de GFIPs apenas com alguns trabalhadores ou até mesmo com apenas um, omitindo-se os demais passíveis de ser informados. Se o empregador envia uma GFIP apenas com um trabalhador, por exemplo, no código 115, e depois enviar outra 115 de mesma competência e FPAS com outro trabalhador, anulará as GFIPs com a mesma chave, conforme já abordamos. É preciso ter em mente que, com o conceito de chave, todos os trabalhadores envolvidos na mesma chave devem ser informados, conforme suas respectivas modalidades.

TIPO      FINALIDADE
Branco   Recolhimento ao FGTS e Declaração à Previdência 1          Declaração ao FGTS e à Previdência 7          Retificação de Recolhimento ao FGTS e à Previdência 
8          Retificação de Declaração ao FGTS e à Previdência 
9          Confirmação de informações anteriores   

Seguindo o manual da GFIP, no sistema de Folha, a geração para importação deve ser feita considerando cada modalidade.

A modalidade em branco é indicadora de recolhimento de FGTS.

A modalidade 1 serve para declarar ao INSS e confessar o não recolhimento de FGTS (em se tratando de trabalhadores com direito ao FGTS). Nesta modalidade podem ser relacionados os diretores sem FGTS e prestadores de serviços.

A modalidade 7 serve para retificar valores de FGTS pagos (a maior ou a menor). É preciso ter a GFIP ORIGINAL em mãos na hora do fechamento.

A modalidade 8 serve para retificar bases previdenciárias informadas com erro.

A modalidade 9 serve para informar que o FGTS já foi recolhido (em se tratando de trabalhadores com direito ao FGTS)

ANEXO: Mensagem do INSS via CNS

PREVIDÊNCIA SOCIAL

                                              

                                               MINISTÉRIO DA PREVIDÊNCIA SOCIAL

                                            SECRETARIA DA RECEITA PREVIDENCIÁRIA

                                                             DIVISÃO DE DECLARAÇÕES

       Com a versão 8.0 do SEFIP, houve uma mudança significativa na forma de prestar informações à Previdência Social e ao FGTS, principalmente no que se refere a RETIFICAÇÕES.

        Para a Previdência, a retificação de GFIP/SEFIP já transmitida passa a ser feita por intermédio de nova GFIP/SEFIP, considerada pela Previdência como "GFIP/SEFIP retificadora". Significa que, em princípio, uma GFIP/SEFIP transmitida posteriormente substitui uma GFIP/SEFIP transmitida anteriormente. Por esta razão, há necessidade de manter a TOTALIDADE dos trabalhadores e remunerações, e das demais informações, na nova GFIP/SEFIP, já que haverá SUBSTITUIÇÃO de uma GFIP/SEFIP pela outra. Deixando de proceder dessa forma, a empresa prejudica o trabalhador e fica sujeita a autuação pela fiscalização, podendo haver representação pela ocorrência, em tese, de crime de sonegação de contribuição previdenciária (Código Penal, art. 337-A, incluído pela Lei nº 9.983, de 14/07/2000).

       Na nova GFIP/SEFIP, a empresa deve indicar ao FGTS os dados a retificar, por intermédio do campo "Modalidade". No cadastro do FGTS, não há substituição de uma GFIP/SEFIP pela outra, mas sim a retificação, conforme o código existente no campo "Modalidade".

      É importante considerar que, havendo necessidade de recolher o FGTS de apenas um trabalhador, para o qual o FGTS não foi recolhido em GFIP/SEFIP anterior, este recolhimento deve ser efetuado em GFIP/SEFIP contendo todos os demais trabalhadores, inclusive aqueles que já constaram de GFIP/SEFIP anterior, justamente por causa da SUBSTITUIÇÃO ocorrida na Previdência. Por intermédio do campo "Modalidade", a empresa indica o trabalhador para o qual o FGTS já foi recolhido e o trabalhador que terá o FGTS recolhido naquela GFIP/SEFIP.

      As empresas que utilizam os códigos 150 e/ou 155 devem enviar um ÚNICO arquivo SEFIPCR.SFP, contendo as informações distintas por tomador ou obra e para a administração.  Caso a empresa transmita mais de um arquivo SEFIPCR.SFP para o mesmo CNPJ/CEI do empregador/contribuinte, código de recolhimento e FPAS, com a mesma competência, apenas o último será válido para a Previdência, pois será considerado como GFIP/SEFIP retificadora. Não existe mais a possibilidade de informar os trabalhadores da administração em GFIP/SEFIP distinta, com código 115, pois o código 115 é incompatível com os códigos 150 ou 155, sendo também considerada válida para a Previdência apenas a última GFIP/SEFIP transmitida.

     Informações detalhadas podem ser consultadas no manual da GFIP/SEFIP, no Capítulo I, item 7, no Capítulo IV, item 10, e no Capítulo V. O referido manual está disponível nos sites www.previdencia.gov.br (caminho: Empregador - GFIP - Aplicativos, manuais e formulários) e www.caixa.gov.br (caminho: Download - FGTS - GFIP/SEFIP).

PREVIDÊNCIA SOCIAL