Desde 2007 um forte movimento regido pela Receita Federal vem trazendo mudanças dentro das empresas, e este movimento veio para ficar. O que poucas pessoas sabem é o que sigla NF-e representa.
A cada dia que passa a tecnologia se torna mais presente e adotada pelas empresas. Indiferente do porte, faturamento ou segmento, mais cedo ou mais tarde todas estarão obrigadas a se adequar em uma inovação que partiu da Receita Federal: à Nota Fiscal Eletrônica. O que muda em nosso fluxo de trabalho à partir da obrigatoriedade? Aonde vamos chegar com tudo isso?
Um dos principais focos da Nota-Fiscal eletrônica é agilizar o processo de compra e venda nas empresas, trazendo como benefício a segurança e confiabilidade das informações e padronizando um documento digital, que antigamente em papel (modelo 1 e 1A) não continham todas asinformações necessárias para sua escrituração, além da redução drástica do consumo de papel (podendo agora utilizar-se até folhas A4 para imprimir o" espelho da nota" - DANFE). Desta forma, tornou-se imprescindível o uso de um sistema de gestão que contenha informações completas dos clientes e contenha todos os produtos e serviços com suas tributações devidamente configuradas (sendo necessário uma boa revisão com o contador para saber exatamente todos as situações).
A cada dia que passa a tecnologia se torna mais presente e adotada pelas empresas. Indiferente do porte, faturamento ou segmento, mais cedo ou mais tarde todas estarão obrigadas a se adequar em uma inovação que partiu da Receita Federal: à Nota Fiscal Eletrônica. O que muda em nosso fluxo de trabalho à partir da obrigatoriedade? Aonde vamos chegar com tudo isso?
Um dos principais focos da Nota-Fiscal eletrônica é agilizar o processo de compra e venda nas empresas, trazendo como benefício a segurança e confiabilidade das informações e padronizando um documento digital, que antigamente em papel (modelo 1 e 1A) não continham todas asinformações necessárias para sua escrituração, além da redução drástica do consumo de papel (podendo agora utilizar-se até folhas A4 para imprimir o" espelho da nota" - DANFE). Desta forma, tornou-se imprescindível o uso de um sistema de gestão que contenha informações completas dos clientes e contenha todos os produtos e serviços com suas tributações devidamente configuradas (sendo necessário uma boa revisão com o contador para saber exatamente todos as situações).
O novo processo de emissão de nota, depende agora de uma identidade digital do contribuinte (certificado). Este certificado possui dos papéis importantes: garantir a conexão com os servidores da SEFAZ (Secretaria da Fazenda) e "assinar digitalmente" todos os arquivos trafegados (o certificado tem a mesma função como se um dos responsáveis da empresa estivesse assinando um documento em papel). Quando o processo de emissão chega ao fim, caso o emissor tenha preenchido de forma correta sua nota (sem informações erradas ou incompletas), a mesma é autorizada pela SEFAZ e o contribuinte pode entregar a mercadoria ao consumidor juntamente do DANFE . Caso ocorra algum problema relacionado aos cadastros a NF-e, esta é devidamente rejeitada pela SEFAZ e o movimento da venda terá que ser corrigido.
Outro detalhe que a maioria das empresas esquece, é que o DANFE não é a nota-fiscal, ou seja, ele só possui validade enquanto a mercadoria está em transito e não é este documento que é escriturado pelo contador. Sendo assim, o cliente do contribuinte precisa receber e armazenar o arquivo digital da nota-fiscal que foi autorizado pela SEFAZ, pelo período decadencial ( ano atual mais cinco) da mesma forma que o emissor da nota. Onde torna-se muito mais simples armazenar um arquivo no computador, do que uma nota-fiscal em um arquivo morto, porém o armazenamento exige cuidados especiais.
A partir de janeiro, a Receita Federal estará lançando a nova "versão" do projeto NF-e, onde existem eventos que serão validados na vida útil da Nota-Fiscal, não permitindo por exemplo que uma nota seja cancelada após sua passagem por um posto-fiscal. Junto disso, serão implantados ainda leitores RFID (semelhante aos que são usados para controlar o gado) para identificar os volumes transportados dentro de um caminhão e aqual NF-e eles pertencem, deixando mais ágil o controle dos postos fiscais, reduzindo em boa parte os tempos de parada.
A NF-e, não é nenhum "bicho de sete cabeças", devendo ser encarado com seriedade por parte das empresas, para que estas possam aproveitar todos seus benefícios, que vão desde à redução de papel até a melhoria na logística de entrega das mercadorias. Em um futuro muito próximo, todo este trabalho acabará resultando em uma nova revisão tributária por parte do Governo, trazendo mais benefícios para todos os contribuintes.
Fernando Gustavo Flôres
Analista de Sistemas
fernandogustavo@impactosistemas.com.br
Outro detalhe que a maioria das empresas esquece, é que o DANFE não é a nota-fiscal, ou seja, ele só possui validade enquanto a mercadoria está em transito e não é este documento que é escriturado pelo contador. Sendo assim, o cliente do contribuinte precisa receber e armazenar o arquivo digital da nota-fiscal que foi autorizado pela SEFAZ, pelo período decadencial ( ano atual mais cinco) da mesma forma que o emissor da nota. Onde torna-se muito mais simples armazenar um arquivo no computador, do que uma nota-fiscal em um arquivo morto, porém o armazenamento exige cuidados especiais.
A partir de janeiro, a Receita Federal estará lançando a nova "versão" do projeto NF-e, onde existem eventos que serão validados na vida útil da Nota-Fiscal, não permitindo por exemplo que uma nota seja cancelada após sua passagem por um posto-fiscal. Junto disso, serão implantados ainda leitores RFID (semelhante aos que são usados para controlar o gado) para identificar os volumes transportados dentro de um caminhão e aqual NF-e eles pertencem, deixando mais ágil o controle dos postos fiscais, reduzindo em boa parte os tempos de parada.
A NF-e, não é nenhum "bicho de sete cabeças", devendo ser encarado com seriedade por parte das empresas, para que estas possam aproveitar todos seus benefícios, que vão desde à redução de papel até a melhoria na logística de entrega das mercadorias. Em um futuro muito próximo, todo este trabalho acabará resultando em uma nova revisão tributária por parte do Governo, trazendo mais benefícios para todos os contribuintes.
Fernando Gustavo Flôres
Analista de Sistemas
fernandogustavo@impactosistemas.com.br
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